采購(gòu)這個(gè)詞兒有多種英語(yǔ)的表達(dá)方式。在供應(yīng)鏈運(yùn)營(yíng)參考模型SCOR中，使用的是Source這個(gè)單詞。我們還會(huì)使用Purchase或是Procurement來(lái)表示采購(gòu)的意思。

　　不管用哪個(gè)英語(yǔ)單詞，它們的意思都是獲取某種商品或是服務(wù)的過(guò)程。我們今天就來(lái)聊一聊采購(gòu)流程的話(huà)題。

　　一

　　采購(gòu)無(wú)處不在

　　所有的公司都有采購(gòu)活動(dòng)，不管是世界500強(qiáng)，還是街邊雜貨店，都會(huì)涉及到采購(gòu)業(yè)務(wù)。采購(gòu)流程對(duì)大多數(shù)公司來(lái)說(shuō)都是非常重要的，但是在不同的行業(yè)，受重視程度略有不同。

　　在生產(chǎn)制造行業(yè)，比如汽車(chē)或是高端電子消費(fèi)品公司，采購(gòu)在組織內(nèi)的地位是非常高的，這是因?yàn)椴少?gòu)成本占商品成本的比率可以達(dá)到60-70%，一件商品成本是10元，其中6-7塊錢(qián)用于采購(gòu)原料、零部件或是其他用于制造商品的材料。

　　當(dāng)一家企業(yè)的采購(gòu)支出數(shù)以?xún)|計(jì)，只要能節(jié)省下一丁點(diǎn)兒錢(qián)，那都是很龐大的數(shù)字。

　　省下來(lái)的錢(qián)是公司的純利潤(rùn)，所以采購(gòu)的一項(xiàng)重要工作就是尋找降低成本的機(jī)會(huì)。由于受重視的程度高，制造企業(yè)舍得投入，采購(gòu)團(tuán)隊(duì)素質(zhì)很高。

　　在咨詢(xún)服務(wù)類(lèi)企業(yè)里，采購(gòu)過(guò)程的意義就沒(méi)那么高了，因?yàn)樗麄兲峁┑氖菬o(wú)形的服務(wù)，不需要大量采購(gòu)原料和零部件，也就不需要最頂尖的采購(gòu)人才。雖然采購(gòu)在這類(lèi)公司運(yùn)營(yíng)成本中占比不高，但依然是需要的。

　　還有一類(lèi)服務(wù)型的組織很依賴(lài)于采購(gòu)，那就是醫(yī)院，他們需要獲取醫(yī)藥產(chǎn)品。

　　每年的醫(yī)保談判都是一場(chǎng)“靈魂砍價(jià)”，比如2024年11月11日，被譽(yù)為“最美采購(gòu)人”的國(guó)家醫(yī)保局談判代表張勁妮，把原本報(bào)價(jià)每瓶【第5句】：3萬(wàn)多元的藥，經(jīng)過(guò)前后8輪談判，硬是“砍”到了【第3句】：3萬(wàn)元。

　　考慮到中國(guó)巨大的人口基數(shù)，醫(yī)藥產(chǎn)品的采購(gòu)金額是非常可觀的，節(jié)省下的錢(qián)對(duì)國(guó)家和患者都意義重大。

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　　供應(yīng)鏈管理從入門(mén)到精通

　　作者：卓弘毅

　　京東

　　購(gòu)買(mǎi)

　　二

　　兩個(gè)主要的采購(gòu)流程

　　采購(gòu)流程主要可以分為兩個(gè)部分，首先是高層次的活動(dòng)，包括開(kāi)發(fā)、挑選供應(yīng)商，這項(xiàng)工作由采購(gòu)經(jīng)理PurchasingManager負(fù)責(zé)。

　　其次是采購(gòu)中的日常操作部分，從已經(jīng)選定的供應(yīng)商中，定期采購(gòu)商品或是服務(wù)，一般是由采購(gòu)員執(zhí)行操作，他們也叫做Buyer或是Material Planner。

　　上圖顯示了采購(gòu)的五個(gè)步驟。其中用深藍(lán)色顯示的是高水平的管理活動(dòng)，包括選擇和評(píng)估供應(yīng)商。

　　找到了最合適的供應(yīng)商后，采購(gòu)經(jīng)理的工作并沒(méi)有結(jié)束。隨著時(shí)間推移，供應(yīng)商的交付表現(xiàn)可能會(huì)有起伏，或許是質(zhì)量問(wèn)題、或是訂單來(lái)不及生產(chǎn)，在極端情況下，供應(yīng)商甚至?xí)驗(yàn)槠飘a(chǎn)而中止供貨。

　　采購(gòu)經(jīng)理的另一項(xiàng)重要工作是監(jiān)控供應(yīng)商的表現(xiàn)，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，保障供應(yīng)的持續(xù)性。

　　淺色的三個(gè)方框是采購(gòu)員的日常操作工作。

　　首先，采購(gòu)員要下采購(gòu)訂單，他根據(jù)庫(kù)存和未來(lái)需求，在系統(tǒng)的提示下做采購(gòu)訂單，然后把它發(fā)給供應(yīng)商，通知對(duì)方確認(rèn)訂單、準(zhǔn)備交付。

　　其次，采購(gòu)員要跟蹤訂單，保證供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間，把正確的商品交付到指定的地點(diǎn)。最后，采購(gòu)員還要檢查到貨的商品是否和訂單上要求的一致，包括數(shù)量和質(zhì)量等等。

　　弘毅供應(yīng)鏈

　　三

　　采購(gòu)到底在買(mǎi)什么?

　　采購(gòu)就是買(mǎi)東西，但是和我們熟悉的“哦買(mǎi)噶，買(mǎi)它”不太一樣。

　　企業(yè)通常采購(gòu)這四種類(lèi)型的產(chǎn)品。

【第1句】：原材料

　　咖啡店的原材料是咖啡豆和牛奶，制造業(yè)工廠的原材料是各種金屬、橡膠、樹(shù)脂、木材或是其他的原料。

【第2句】：零部件

　　有些工廠不加工初級(jí)原料，而是根據(jù)訂單組裝產(chǎn)品，這時(shí)候購(gòu)買(mǎi)的就是零部件了。

【第3句】：成品

　　購(gòu)買(mǎi)成品在零售業(yè)里非常普遍，在咖啡店里售賣(mài)的杯子和周邊商品，這些都是成品，咖啡店不會(huì)生產(chǎn)加工此類(lèi)物品，都是通過(guò)外部采購(gòu)獲得。

　　在制造企業(yè)里也有此類(lèi)情況，一些工廠把外購(gòu)成品換個(gè)包裝，貼個(gè)牌子就能出售給客戶(hù)。

【第4句】：間接材料

　　以上三種都是直接用于制造的物料，構(gòu)成了產(chǎn)品的一部分，所以被稱(chēng)作直接材料。還有一類(lèi)材料不是產(chǎn)品的組成部分，但它們也促進(jìn)了生產(chǎn)過(guò)程，因此被稱(chēng)為間接材料，比如辦公桌椅、工具手套和清潔用品等等。

　　四

　　采購(gòu)流程

　　采購(gòu)活動(dòng)的主體是客戶(hù)和供應(yīng)商，流程主要是他們之間展開(kāi)，其中最主要的活動(dòng)有以下內(nèi)容，請(qǐng)見(jiàn)下圖。左邊是客戶(hù)，右邊是供應(yīng)商，他們需要通過(guò)數(shù)個(gè)步驟完成采購(gòu)過(guò)程。

【第1句】：需求

　　企業(yè)里的采購(gòu)都是有的放矢的。首先要有需求，工廠需要原料用于生產(chǎn)，所以去采購(gòu)原料，需要組織團(tuán)建，所以去采購(gòu)相應(yīng)服務(wù)。采購(gòu)活動(dòng)的起點(diǎn)就是業(yè)務(wù)部門(mén)的需求，包括具體的原料、零部件的型號(hào)和數(shù)量等等。

【第2句】：采購(gòu)

　　然后進(jìn)入采購(gòu)流程，需要把訂單發(fā)給供應(yīng)商。客戶(hù)如果與供應(yīng)商沒(méi)有固定價(jià)格的合同，那么必須先獲得有關(guān)價(jià)格的信息，這一系列活動(dòng)就是詢(xún)價(jià)，英語(yǔ)中使用Requestfor Quotation(簡(jiǎn)稱(chēng)RFQ)來(lái)表示。

　　當(dāng)客戶(hù)接受了供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，就會(huì)給對(duì)方發(fā)送訂單。供應(yīng)商需要回復(fù)確認(rèn)訂單上的數(shù)量和交貨期。

【第3句】：交付

　　為了確保供應(yīng)商能夠、并且是在要求的時(shí)間內(nèi)交貨，采購(gòu)需要跟蹤供應(yīng)商的訂單完成情況。供應(yīng)商在安排出貨后，要及時(shí)把詳細(xì)的清單發(fā)給客戶(hù)，并告知貨物預(yù)計(jì)到達(dá)的時(shí)間，便于客戶(hù)安排收貨。

　　運(yùn)輸過(guò)程也需要被監(jiān)控，一般來(lái)說(shuō)，付運(yùn)費(fèi)的一方會(huì)承擔(dān)這項(xiàng)工作，因?yàn)樗麄兛刂浦\(yùn)輸商，當(dāng)然這也不是絕對(duì)的，雙方都可能會(huì)跟蹤貨物的運(yùn)輸狀態(tài)。

　　當(dāng)商品運(yùn)至目的地后，客戶(hù)就會(huì)開(kāi)啟收貨流程，根據(jù)發(fā)貨單核對(duì)物品，檢查種類(lèi)和數(shù)量是否都一致，并進(jìn)行抽檢，看看是否有任何的損壞，檢查無(wú)誤后確認(rèn)收到貨物，并通知供應(yīng)商，后者可以開(kāi)發(fā)票給客戶(hù)。

【第4句】：評(píng)估

　　客戶(hù)需要對(duì)長(zhǎng)期供貨的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，在及時(shí)交貨、質(zhì)量、響應(yīng)速度、配合度等多個(gè)維度進(jìn)行綜合考評(píng)。如果供應(yīng)商沒(méi)能達(dá)到預(yù)期，就需要進(jìn)行整改。

　　對(duì)供應(yīng)商來(lái)說(shuō)，這是聆聽(tīng)客戶(hù)聲音和學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)的好機(jī)會(huì)，通過(guò)不斷完善自我，提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

　　從需求的起點(diǎn)出發(fā)，經(jīng)過(guò)了采購(gòu)執(zhí)行和交付核實(shí)，最后到持續(xù)改進(jìn)，客戶(hù)和供應(yīng)商之間的采購(gòu)過(guò)程形成了PDCA閉環(huán)。雙方的業(yè)務(wù)都得以推進(jìn)，并且向著發(fā)展長(zhǎng)期合作關(guān)系的方向邁進(jìn)。